Как получить максимальную ценность при использовании инструмента математического моделирования после проекта
Евгения Семенова
Руководитель проектов
Основные проблемы при внедрении
Путь внедрения ПО, как правило, труден и тернист: будь то собственная разработка или закупка готового софта, требуется немало усилий от многих подразделений от запуска до момента, когда выбранное решение будет интегрировано в инфраструктуру и пользователи получат к нему доступ. Подобные сложности актуальны и для инструмента математического моделирования – на этом примере мы предлагаем рассмотреть основные проблемы внедрения нового продукта в компании.
Классифицировать их можно по уровню взаимодействия: со стороны внешней среды — запросы от пользователей сторонних подразделений и топ-менеджмента, со стороны внутренней среды – работа коллектива, ответственного за поддержку и эксплуатацию инструмента.
1. Проблемы взаимодействия с внешней средой:
— Отсутствие четкого понимания целей и задач: какие выгоды получает компания и ее отдельные подразделения от использования нового инструмента.
— Нет понятных контактных лиц и ответственных, формального описания порядка обработки запросов. Говоря об инструменте математического моделирования, запрос должен содержать конкретную информацию о том, какова его цель, какая бизнес-гипотеза должна быть проверена, какие данные и предпосылки необходимо изменить/обновить для проверки конкретной гипотезы.
— Нет алгоритма обновления данных, зафиксированных ответственных и форматов предоставления данных для выполнения расчета модели;
— Не организован процесс согласования результатов расчета и внедрения конкретных изменений в бизнесе на основании рекомендаций оптимизационной модели.
2. Проблемы, возникающие во внутренней среде:
— Отсутствие владельца инструмента, держателя процесса: к кому обращаться пользователям, если есть новый запрос, а также как, кто и когда сможет предоставить каков порядок предоставления обратной связи по оставленному обращению.
— Нет соответствующих компетенций для работы с инструментом математического моделирования, то есть, не организован внутренний центр экспертизы, не решен вопрос с поддержкой, консультированием или передачей запросов на аутсорсинг.
— Не распределены роли и зоны ответственности внутри команды, непосредственно обрабатывающей запросы внешних пользователей.
— Не сформированы общие правила, политики, уровень обслуживания, формат передачи результатов по запросам.
Все это мешает эффективно использовать продукт и получать ту самую бизнес-ценность, ради которой он был приобретен и внедрен в компании.
4 элемента успешного применения инструмента
Чтобы продукт как можно скорее начал генерировать ценность для бизнеса, эксперты компании LAMACON выделяют 4 основных элемента успешного применения ПО, которых рекомендуют придерживаться клиентам. Далее рассмотрим эти элементы и перейдем к конкретным методам, поддерживающим общий процесс эксплуатации вашего продукта.
1. Организационная структура – выделенный бизнес-юнит, отвечающий за новое ПО. Сюда же относится наличие владельца продукта и держателей процесса его эксплуатации, а также определение, понимание и фиксация того, как эта структура встроена в текущий штат сотрудников компании.
2. Процессы – то, каким образом ПО встроено в конкретные операции в компании. Необходимо определить график эксплуатации (периодичность применения), задействованные подразделения, а также, какие действия необходимы в результате тех или иных событий в процессах.
3. Персонал и компетенции – все участники, задействованные в процессе поддержки и эксплуатации ПО, а также новые знания и навыки для эксплуатации инструмента. Для сотрудников центра экспертизы должны быть сформированы критерии оценки компетенций и план мероприятий для достижения их целевого уровня. Альтернативой может быть аутсорсинг необходимого персонала.
4. Данные – объем и разрезы необходимых данных, а также критерии их качества для достижения наилучших результатов после их обработки в инструменте. Главное правило: некачественные входные данные приводят к некачественным результатам.
Процесс внедрения нового инструмента
Каждый из перечисленных выше элементов необходимо поддержать внутренними процессами и ресурсами, а задачи и их приоритизация должны быть прозрачны для всех участников процесса. Необходимо определить и описать основные шаги применения конкретного софта в компании, разбить их на смысловые блоки и подготовить детализированное описание процесса с указанием входящих и исходящих событий и артефактов, а также исполнителей на каждом этапе.
Инструменты для фиксирования данной информации могут быть самыми разными: регламенты, карты процессов, канбан-доски, таск-трекеры. Следует поддерживать документы в актуальном состоянии и открытом доступе и обновлять вводные соответственно меняющимся условиям.
Важно, чтобы для каждого элемента существовал свой образ результата и была четко обозначена ценность применения инструмента для вашей компании. При этом, образ результата необходимо актуализировать в связи с изменяющимися потребностями бизнеса.
Самое главное правило, которого стоит придерживаться: организованный в компании процесс внедрения должен именно поддерживать эффективность эксплуатации инструмента, а не тормозить или усложнять его.
Пример: планирование в цепях поставок с помощью инструмента математического моделирования
На примере процесса планирования в цепях поставок с помощью инструмента математического моделирования можно выделить следующие типовые шаги:
1. Запрос пользователя на расчет
2. Обновление данных для расчета
3. Расчет оптимизационной модели
4. Анализ результатов
5. Согласование результатов
6. Внедрение изменений
Каждый шаг процесса связан с соответствующими элементами, перечисленными выше, и должен быть подкреплен необходимыми действиями, процессами и внутренними регламентами:
Шаг 1. Запрос пользователя на расчет: пользователь понимает, к кому обратиться с запросом, как этот запрос должен быть оформлен и в каком порядке обработан. Сторона, владеющая инструментом, со своей стороны поддерживает эти процессы. (Элементы: Организационная структура, Процессы).
Шаг 2. Обновление данных для расчета: все участники процесса знают, какие данные необходимо обновить, из каких источников, в каком формате они должны быть предоставлены. (Элементы: Процессы, Данные). В компании есть понятный план работы с качеством данных для моделирования.
Шаги 3 и 4. Расчет оптимизационной модели и анализ результатов: наличие ответственных исполнителей с соответствующими компетенциями, которые рассчитывают математическую модель, наличие планов по развитию персонала, возможности получения консультаций для решения более сложных задач. (Элементы: Организационная структура, Персонал и компетенции).
Шаг 5. Согласование результатов: расчет после проверки проходит понятную цепочку согласований; презентация результатов сразу включает ответы на актуальные для бизнеса вопросы; понятны сроки предоставления комментариев. (Элемент: Организационная структура, Процессы).
Шаг 6. Внедрение изменений: после получения согласования ответственные подразделения понимают, какие конкретно действия должны быть проведены и реализованы. Отчитываются о внедренных изменениях и дают обратную связь о фактических показателях внедренных изменений и рекомендации по учету новых предпосылок. Данный шаг является наиболее сложным и важным во всем процессе. (Элемент: Процессы).
Без продуманной работы по внедрению ПО в бизнес-процессы компании, инструмент рискует стать неиспользуемым балластом. Следуя перечисленным выше рекомендациям и поддерживая все процессы актуальными регламентами, можно существенно приблизить момент, когда новый программный продукт будет полноценно использоваться и приносить бизнесу ценность. . Среди наших клиентов есть команды с сильным центром экспертизы и отлаженными процессами, поддерживающими описанные выше элементы – все это позволяет бизнесу получать экономический эффект от оптимизации цепи поставок.
Наша команда, наряду с услугами по построению математических оптимизационных моделей, также может оказать поддержку во внедрении инструмента в контур вашей компании:
- проведение базового обучения работе с инструментом математического моделирования;
- сопровождение и развитие разработанных моделей;
- подготовка регламента обновления входных данных для моделирования с подробным описанием типов данных, уровней детализации и прочих параметров, а также ответственных за предоставление данных;
- подготовка регламента процесса стратегического планирования цепей поставок с описанием карты процесса, матрицы ответственности, сроков прохождения по задачам, входов и выходов по каждому шагу процесса.
Если у вас остались вопросы о применении оптимизационного математического моделирования в цепях поставок, а также о процессе внедрения этого инструмента для его наиболее эффективного использования, вы можете использовать форму обратной связи.
Подпишитесь на обновления в блоге
Когда появится новый полезный материал, мы сразу отправим вам его на почту!
