Управление запасами в цепях поставок

Товарные запасы – один из важнейших активов бизнеса, поскольку их оборот является основным источником получения дохода. Недостаточный товарный запас ведет к невыполнению заказов и снижению выручки, а избыточный – к увеличению операционных затрат и затрат на оборотный капитал.

Управлять запасами, разрабатывать эффективные стратегии и политики складских запасов становится все труднее. Компании выходят на рынки новых регионов, увеличивают количество поставщиков, расширяют ассортимент и сталкиваются с растущими требованиями клиентов к более быстрому выполнению заказов.

Товарные запасы – это совокупность готовой продукции и товаров, используемых в производстве и в процессе движения из сферы производства к потребителю. Их целью является бесперебойное обеспечение клиентов необходимой продукцией – своевременная поставка товара.

Представим, что на всей цепочке поставок не создаются дополнительные запасы товаров. Чтобы удовлетворить спрос, превышающий ожидания, понадобится время полного цикла производства и транспортировки. В примере, изображенном на Рисунке 1, срок составит 27 дней без задержек поставки. Чем дальше товарный запас от потребителя в цепочке поставок, тем выше риск невыполнения заказа в срок, а, следовательно, – потери выручки.

Целью управления запасами является обеспечение цепочки поставок оптимальным уровнем запасов каждого продукта. Это означает наличие необходимого количества товара на нужных уровнях цепочки поставок, в нужное время с минимальными затратами.

Основными составляющими эффективного управления запасами являются:

1. Построение системы контроля за их движением;
2. Анализ и прогнозирование для обеспечения высокой оборачиваемости;
3. Определение стратегий закупки и хранения;
4. Оптимизация запасов – обеспечение оптимального уровня.

Существует множество вариантов учета запасов, от ручного ведения бухгалтерских книг и складских карточек до использования сложных программных продуктов. Они позволяют строить прогноз потребности, формировать автозаказы, отчетность и проводить сравнение затрат. Выбор системы зависит от уровня зрелости бизнеса, финансовых возможностей, ассортиментной политики и сложности цепочек поставок.

Компании с небольшим оборотом и количеством продуктов могут вести учет движения товаров вручную, используя бухгалтерские книги или складские карточки. Такими системами сложно управлять и использовать их в планировании, также велик риск получать неточные данные. Простые электронные таблицы тоже относятся к ручным системам, но они более эффективны с точки зрения аналитики и отчетности, и являются первым шагом к автоматизации сбора данных о запасах.

Базовое программное обеспечение, как правило, недорого стоит и предназначено для малого и среднего бизнеса. Эта простая автоматизация часто выполняется в облаке и связывается с софтом торговой точки. Она может генерировать автоматические обновления запасов в реальном времени, формировать аналитику и отчетность, а также создавать заказы.

Расширенное программное обеспечение для отслеживания запасов может интегрироваться с другим ПО внутри компании, позволяет формировать автозаказы на всех уровнях цепочки поставок, строить прогноз потребности и т.д. Такие программные продукты стоят дороже и требуют более сложного процесса внедрения.

Классификация продуктов по динамике спроса позволяет определить основные стратегии запасов. Анализ проводится по таким показателям как среднее потребление, стандартное отклонение спроса, коэффициент вариации и другим.

Например, если необходимость в товаре возникает регулярно, спрос классифицируется как плавный или неустойчивый на основе относительной изменчивости. Нерегулярный спрос считается либо постоянным, либо сильно изменяющимся. Постоянный нерегулярный спрос имеет более низкое стандартное отклонение ненулевого спроса, чем сильно изменчивый.

С учетом классификации спроса определяется оптимальный уровень страховых запасов для обеспечения заданного уровня сервиса. Чем выше вариативность спроса, тем более значительный страховой запас необходимо поддерживать. Стоит также учитывать стабильность поставщика: чем выше риск срыва или задержки поставок, тем больший страховой запас необходим.

ABC анализ используется для определения наиболее значимых товаров в крупных компаниях, где ассортимент насчитывает несколько тысяч наименований. Он основан на принципе Парето, согласно которому 20% ассортимента приносит 80% выручки/прибыли. Выделяют три группы: группа А – это 20% товаров, которые приносят 80% дохода, группа В – 30% товаров, которые приносят 15% дохода, и группа С – 50% товаров, которые приносят 5% дохода. Основное преимущество классификации запасов с использованием метода ABC – он приводит к более эффективному учету запасов наиболее значимых товаров.

Прогнозирование запасов также важно, как и прогнозирование спроса. Прогноз необходим для стабильной работы логистической инфраструктуры и требует учета множества факторов, например, изменение спроса, график поставок и минимальные партии, промоакции, возможные потери и т.д.

На основе анализа и классификации спроса определяется оптимальная локация для хранения запаса. Для этого необходимо найти баланс между общими затратами и уровнем сервиса. Например, низко оборачиваемые товары, представленные в нескольких регионах, могут храниться на крупном центральном складе, а уникальные для региона и высоко оборачиваемые товары должны быть размещены как можно ближе к потребителю.

Важным этапом управления товарными запасами также является определение стратегии пополнения. Различают две принципиально разные стратегии: размещение заказов в любое время и в определенные моменты времени. Выбор стратегии зависит от характера спроса на конкретный товар, а также условий поставщика.

1. Стратегия Мин/Макс или точка повторного заказа
   В данном случае уровни запасов постоянно проверяются, и как только они опускаются ниже заранее определенного ROP (Request order point), размещается заказ на пополнение.
2. Периодическая стратегия
   Уровни запасов проверяются с заданной периодичностью. В зависимости от конкретных потребностей заказ на пополнение может быть размещен или не размещен, но только в определенном периоде.

Движение товаров подвержено колебаниям из-за изменений в ассортименте, спросе, предложении, сезонности. Поэтому подходы к управлению товарными запасами требуют периодического пересмотра.

Можно выделить несколько направлений оптимизации:

1. Рациональное использование пространства склада с учетом оборачиваемости товаров;
2. Оптимизация цепочек поставок для снижения общего товарного запаса;
3. Устранение профицита запасов посредством проведения промоакций, перераспределения запасов или изменения параметров пополнения. В том числе пересмотр договорных условий с контрагентами.

Товарный запас помогает компаниям застраховаться от неопределенности, связанной с внешними факторами, включая поведение потребителей и поставщиков. Возможно, производитель не сможет угнаться за пиком спроса. Или поставщик увеличит цену на продукт, который вы согласились продать по значительно меньшей цене.

Принцип управления запасами заключается в размещении заказа на товары в нужное время из правильного источника, который предоставит необходимое количество по приемлемой цене и запрашиваемого качества. Он охватывает все аспекты движения товаров по цепочке поставок от производителя до точки розничной продажи и требует продуманного подхода к управлению внутренними процессами компании.